5W1H、6W3H - 「卒論の続き」

5W1Hとの出会いとドラえもんの「予定メモ帳」の想起

　今回はやることの実現可能性を高めるための、もっとも基本的なフレームワーク「５W1H」を取り上げたい。

　5W1H的な考え方を知ったのは、「ドラえもん」の中に出てくる「予定メモ帳」という道具である。その道具は「かならず実現する予定メモ帳」と表紙に書かれたメモ帳で、各ページには「□が □と・に □で □」と書かれており（□は長方形の空欄）、ここに物事を書き込んで文章を完成させると、その通りのことが実現するというもの。

これで知ったというよりは「5W1H」という考え方を知ったときに、そういえばどこかでこのフォーマット見たことあるぞと思い探したのがきっかけだった。

5W1Hの起源

　5W1hは、

When いつ？
Where どこで？
Who 　だれが？
What なにを？
Why なぜ？
How どのように？

というポイントを押さえたフレームワーク。Wikipediaを見るとこれが起源なのか、おもしろいことが書いてある。（出展：http://ja.wikipedia.org/wiki/5W1H）

”『私にはうそをつかない正直者のお手伝いさんが6人居るんだよ（その者達は私の知りたいことを何でも教えてくれるんだよ）；

　その者達のなまえはなに？（What)さん、なぜ？（Why）さん、いつ？（When）さん、どこ？（Where）さん、どんなふうに？（How）さん、それからだれ？（Who）さんと言うんだよ。”

「うそをつかない正直者のお手伝いさんが～」という行がおもしろい。

　5W1Hはやることを具体的にするためにとても便利なツールである。この５W1Hに当てはめてみることで、やるべきことの時間、場所、担当者、対象や目的、理由、手順を明らかにしてくれる。

5W1Hにおける「Why」の活用

　5W1Hに出てくる「Why」は理由を表すものと表現されていることが多い。ビジネス文書としては「理由」の意味で表す場面も多いのではあるが、これでは使いにくいときもある。

　大抵の場合「Why≒For What（何のために）」という目的で表現してみるとすんなりくることが良くある。前回の目的目標でも若干ふれたが、ビジネスの場面では「何のために」それをするのかを明らかにする場面も多い。特に文章構成全体を考える際に、この目的（For What）を意識して書くと文章全体の文意が通りやすくなる。

5W１Hの効果的な使い方

　5W１Hはタスクを明確化したり、手順を明確にしたりするのに特に役立つ。Excel上に5W1Hをプロットし、各行のセルに情報をプロットしていくことでタスクリストやアクティビティリストをヌケモレなく作成することができる。また5W1Hのリストを利用して複雑な工程のマニュアルを作成するための基礎情報を集めることも可能だ。過去J-SOX対応などのプロジェクトで文書化対応をしたときは、ワークフロー等を洗い出していく際、この5W1Hを応用して必要な情報を効率良く集め、業務記述書やRCMを作成したりしていた。

　もう一つ5W１Hの効果的な使い方として、自分の頭にある情報を取り出す、可視化する、文書を作成するなどといった引出しとしても利用することができる。たとえば、何か報告書を書こうと思うが何を書いたらいいか全く頭に浮かんでこないくとか、文書を書いてみたが中身がスカスカという場合、5W１Hで足りない要素を補うことで文書の輪郭を明確にすることができる。

例：「昨日会社で私がシステムの稟議について上司決済をとるために文書で提出した。」

→　（When）昨日：（Where）会社で：（Who）私が：（What）システムの稟議について：（Why）上司決済をとるために：（How）文書で提出した。

　すべてこのフレームで書いていくとくどくなるが、出来事を時系列にそって5W1Hで一文づつ整理し、書き上げていくことで文書による可視化が円滑に進められる。くどい部分は最後に推敲するなり、書きながら修正するなりすればいい。

6W3H　

　ビジネスでは、もう一段5W1Hを進化させた6W3Hというツールがある。

先の5W1Hに、

（to）Whom 誰に対して？
How much いくらで？
How many いくつ？

の1W、2Hを加えたものである。金額や数量等の定量的な情報と、誰に対してという対象者を明確することによって、より明確なタスクリストを下記表すことができる。

まとめ

いろいろと書いてみたが要点を整理すると下記5点。

実施内容からあいまいさを排除するために5W1Hを活用する
5W１HのWhyは”Why≒For What（何のために）”と解釈するとわかりやすく整理できる
5W１Hはタスクやアクティビティの明確化、ワークフローの基礎情報集めに活用すると効果的
文書が書けないときは5W１Hを頭に浮かべて書いてみると文書化しやすくなる
ビジネスの場面では6W3Hで整理するとより内容が明確になる

5W1Hでした。。。